La communication efficace

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Par Pierre Blain, directeur général de la FSHEQ.

Lors de la dernière assemblée générale en août dernier, j’ai fait une présentation sur les communications efficaces pour une société comme la vôtre. À la demande de plusieurs d’entre vous, j’en reprend aujourd’hui les grandes lignes.

J’ai cité d’abord Platon qui, déjà 400 ans avant J. C., disait : « L’homme qui a des idées et qui ne sait pas les communiquer n’est pas plus avancé que celui qui n’en a pas ».

La communication est l’ensemble des interactions avec autrui qui transmettent une quelconque information. La première règle est donc savoir ce que l’on veut communiquer.

Qu’est-ce qu’une société comme la vôtre veut communiquer?

• Se faire connaître
• Recruter
• Informer sur ses activités
• Renouveler les adhésions
• Chercher des commanditaires
• Organiser des visites et offrir des conférences

La deuxième règle est de savoir ce que les gens retiennent de la communication car cela influencera nos moyens.

Robert Mucchielli, un psycho-sociologue et psychopédagogue français, dans une recherche en 2012 conclut que généralement un humain retient :

• 10 % de ce qu’il lit;
• 20 % de ce qu’il entend;
• 30 % de ce qu’il voit;
• 80 % de ce qu’il dit;
• 90 % de ce qu’il fait.

Par conséquent, il est important de bien préparer et structurer ses communications. Il faut donc limiter le nombre de ses messages dans une même communication, pas plus de cinq et idéalement trois.

Il est important que dans la préparation de vos communications de vous assurer que le message soit clair, exprimé dans un langage simple qui sera compris par tous les interlocuteurs.

Une information partagée devient une information connue, Mais est-elle comprise de tous?

Vous devez vous demander : est-ce que le message a bien été saisi? A-t-il été bien interprété? Par conséquent, il faut donc chercher de la rétraction sur son message pour ajuster au besoin la communication.

Enfin, le sens du message est-il accepté et est-ce que vos membres y adhèrent? Est-il acceptable pour vos valeurs?

Troisièmement, un message efficace pourrait se concevoir avec sept mots commençant par la lettre C.

1. Clair : Utilisez des phrases courtes et limitez-vous à une idée par phrase. Explicites et non équivoques, vos phrases doivent avoir du sens.

2. Concis : Soyez bref, mais efficace. Pour produire l’effet escompté, vous ne devez pas vous perdre dans de trop nombreux détails ou explications, mais aller droit au but. Utilisez des phases simples. Évitez les tournures lourdes et pompeuses. Utilisez le présent et préférez la voix active aux formes passives.

3. Concret : Soyez factuels et utilisez des exemples concrets. Vous devez faire en sorte de capter l’attention de vos interlocuteurs afin qu’ils s’approprient votre message et le retiennent ainsi plus facilement. En illustrant vos propos par des exemples simples, mais parlants, vous maximisez vos chances d’être entendu et compris.

4. Correct : Adaptez votre vocabulaire, votre ton, la tournure de vos phrases à vos interlocuteurs. Employez les bons termes. Utilisez un langage approprié : soutenu, familier, courant. Vérifiez si besoin la grammaire et l’orthographe de votre message.

5. Cohérent : Soyez cohérent dans la façon de diffuser votre message afin d’être le plus convaincant possible. Les informations délivrées doivent se suivre de manière logique et se référer au sujet principal. Vos interlocuteurs ne doivent pas perdre le fil. Soyez méthodique dans la structure de votre message.

6. Complet : Faites preuve de compétence et donnez toutes les informations utiles à vos interlocuteurs. Soyez exhaustif sans pour autant noyer votre auditoire d’informations (voir le deuxième C). Prenez du recul et mettez-vous à la place des personnes à qui vous délivrez votre message. Toutes n’ont pas nécessairement les mêmes connaissances de base que vous. Assurez-vous ainsi qu’ils possèdent bien tous les éléments importants une fois votre message passé.

7. Courtois : Faites preuve d’empathie, d’authenticité, d’ouverture, de politesse et de positivité.

De plus en plus, on base nos communications sur les médias sociaux. Revoyons les principaux et leur but :

• Facebook : sert à se bâtir un auditoire et créer de l’engagement pour l’organisation;
• Instagram : pour du succès, le contenu visuel doit être attirant;
• LinkedIn : en lien avec vos activités professionnelles;
• Twitter : durée de vie très courte;
• Pinterest : principalement auditoire féminin difficile à percer;
• Snapchat : auditoire de moins de 25 ans.

Je pose la question : doit-on axer uniquement sur les réseaux sociaux maintenant nos communications? Et ma réponse est NON.

Les réseaux sociaux ne sont qu’un élément à notre disposition pour nos communications mais la communication « plus traditionnelle » demeure importante.

CONCLUSION

Communiquer est un art. Pour réussir, il faut respecter certaines règles. La communication est un art vivant. On doit l’adapter continuellement car notre auditoire change.

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